Die Bestellung eines Sanitätsdienstes erfolgt entweder aus eigenem Antrieb des Veranstalters, aufgrund von Vorschriften übergeordneter Verbände (z. B. Reitsportverbände, Motorsportverbände) oder aufgrund behördlicher Auflagen. Auch ohne behördliche Auflage entsteht jedoch bei Großveranstaltungen wegen der Verkehrssicherungspflicht des Veranstalters die Notwendigkeit, einen Sanitätsdienst zu stellen.

Der Sanitätsdienst umfasst das Personal (Sanitäter, Rettungshelfer, Rettungssanitäter, Rettungsassistenten, Notärzte, Führungspersonal) als auch die Ausstattung (Sanitätsstation, Unfallhilfsstellen, Kranken-, Rettungs- und Notarztwagen, Fernmelde- und Führungsmittel).

Durch den Sanitätsdienst werden auf der Veranstaltungen erkrankte oder verletzte Personen erstversorgt und ggf. dem öffentlichen Rettungsdienst zur weiteren Versorgung und zum Transport in eine Einrichtung der Endversorgung (Krankenhaus, Arztpraxis) übergeben.

In Ausnahmefällen (zum Beispiel bei besonderer Dringlichkeit) können auch durch Fahrzeuge des Sanitätsdienstes Transporte in eine geeignete Zielklinik durchgeführt werden. Sie können ggf. auch als primäres Rettungsmittel außerhalb des Veranstaltungsgebietes eingesetzt werden. Das geschieht nach Absprache zwischen der Einsatzleitung des Sanitätsdienstes und der zuständigen Leitstelle. Auch generelle Lösungen sind möglich. In diesen Fällen bestehen feste Vereinbarungen zwischen dem zuständigen Rettungsdienstträger und dem Leistungserbringer des Sanitätsdienstes oder der Rettungsdienstträger macht den Transport durch Fahrzeuge des Sanitätsdienstes zur Auflage. Dies geschieht meist bei Großveranstaltungen (große Sportveranstaltungen oder Festivals), um die Regelvorhaltung des öffentlichen Rettungsdienstes nicht über Gebühr zu belasten.

Auch wenn die Leistungserbringer üblicherweise mit ehrenamtlichem Personal arbeiten, entstehen dem Leistungsnehmer in der Regel dennoch Kosten. Die Aufwendungen für die teilweise umfangreiche medizinische Ausstattung und Ausbildung, die Fahrzeuge und die Schutzkleidung der Einsatzkräfte müssen ebenfalls aufgebracht werden. Ebenso entstehen Kosten für die Vorhaltung von Materialien und Fahrzeugen. Die Refinanzierung erfolgt oft ganz oder in Teilen über Sanitätsdienste. Die genaue Kostenzusammensetzung, die dem Leistungsnehmer in Rechnung gestellt wird, variiert natürlich. Üblicherweise werden aber Pro-Kopf-Beträge für die Einsatzkräfte berechnet und Pauschalen für das eingesetzte Material (z.B. Zelte oder Rettungswagen).